Положення про архів Апостолівського районного суду

Керівник апарату

 Апостолівського районного суду

Дніпропетровської області

                                     В.М.  КУРІЧОВА

                                                                                           наказ № 20-з від «21» березня 2016 року

ПОЛОЖЕННЯ

про архів Апостолівського районного суду Дніпропетровської області

І. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ

1.1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III, на виконання Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суджу, зберігання в ньому, відбору та передання до державних установ та архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України 15.12.2011 року № 168, для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 №232/5, в Апостолівському районному суді Дніпропетровської області діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

1.2. Положення про архів Апостолівського районного суду Дніпропетровської області (далі - Положення) встановлює єдині засади діяльності, завдання, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність архіваріуса суду.

1.3. Архів входить до складу канцелярії суду. Функції щодо його ведення покладаються на архіваріуса.

1.4. У своїй діяльності архів суду керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Наказом ДСА України № 168 від 15.12.2011 р. «Про затвердження Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду», іншими нормативними актами та цим Положенням. З питань організації та методики ведення архівної справи, архів суду керується наказами Держкомархіву України, інструкціями, наказами ДСА України.

       Положення про архів Апостолівського районного суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом Апостолівської районної державної адміністрації в Дніпропетровській області, після чого затверджується керівником апарату Апостолівського районного суду Дніпропетровської області (далі – суду).

1.5. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

1.6. Структура, чисельність працівників архіву суду визначаються штатним розписом та структурою суду, затвердженими у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації у Дніпропетровській області.

1.7. Архів суду очолює архіваріус, який призначається та звільняється за наказом керівника апарату суду.

1.8. Коло службових обов'язків архіваріуса визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керівник апарату суду за погодженням з головою суду.

1.9.  Порядок взаємодії архіву з працівниками апарату суду визначається керівником апарату суду.

ІІ. ФУНКЦІЇ ТА ЗАВДАННЯ АРХІВУ.

2.1  Основними завданнями архіву є:

 приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

 контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах суду;

 участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

 ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

 проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

 організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

 підготовка, передавання та транспортування (за рахунок організації) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

 участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

ІІІ. ВИМОГИ ДО АРХІВАРІУСА.

3.1. На посаду керівника архіву організації призначається особа з повною загальною середньою освітою без вимог до стажу роботи.

 Архіваріус суду призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

 Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є архіваріус суду.

ІV. ДОКУМЕНТИ АРХІВУ СУДУ.

 4.1. До складу документів архіву входять:

 документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та документи з кадрових питань (особового складу);

 науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

 фонди особового походження працівників суду, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

 друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

 довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

 4.2. Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

4.3. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані працівниками апарату суду до архіву суду щорічно після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

4.4. Науково-технічна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

 4.5. Аудіовізуальні документи (архівні копії) передаються до архіву суду одразу після завершення їх виготовлення.

4.6 Електронні документи передаються до архіву суду відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

V. ПРАВА  І  ОБОВ’ЯЗКИ АРХІВУ СУДУ.

5.1. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

- вимагати від працівників апарату суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

 - повертати працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати працівникам апарату суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від працівників апарату суду відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в районному суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

5.2. Архіваріус зобов'язаний:

- забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої йому роботи;

- дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

- виконувати роботу у взаємодії з працівниками інших підрозділів суду;

-  використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості роботи архіву та суду в цілому.

5.3. На архіваріуса суду покладені також інші обов’язки, визначені функціональними обов’язками.

 VІ. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 6.1. Архіваріус, який не вживає заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами та судовими справами, що призвело (може призвести) до втрат, псування, знищення вказаних документів чи судових справ, несе відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку.