Положення про канцелярію

 ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник апарату

 Апостолівського районного суду

Дніпропетровської області

                                     В.М.  КУРІЧОВА

                                                                                                        наказ № 20-з від 21.03.2016 року

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Апостолівського районного суду Дніпропетровської області

1. Загальні положення

1.1. Канцелярія Апостолівського районного суду Дніпропетровської області (далі - суду) утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», п.6 Типового положення про апарат місцевого, апеляційного судів, затвердженого наказом N 115 від 28.09.2012 року Державної судової адміністрації України, п.6 Положення про апарат  Апостолівського районного суду Дніпропетровської області, затвердженого рішенням зборів суддів суду від 22.10.2015 року.

1.2. Канцелярія суду щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду, а також виконує інші завдання, визначені цим положенням.

1.3. У своїй діяльності канцелярія суду керується Конституцією України, законами України "Про судоустрій і статус суддів" та "Про державну службу", Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України № 173 від 17.12.2013 року, іншими нормативно-правовими актами, Засадами використання автоматизованої системи документообігу Апостолівського районного суду Дніпропетровської області, затвердженими рішенням зборів суддів суду від 16.11.2015 року (протокол №30),  Положенням про апарат Апостолівського районного суду, затвердженим рішенням зборів суддів суду від 22.10.2015 року, іншими рішеннями зборів суддів, а також наказами і розпорядженнями голови суду, наказами керівника апарату суду.

1.4. Загальний контроль за ефективністю діяльності канцелярії суду здійснює керівник апарату суду.

1.5   За посадами до канцелярії суду входять: старший секретар суду, секретарі суду, архіваріус суду.

1.6. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, який здійснює організаційне забезпечення роботи канцелярії.

        Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та архів суду та визначені в цьому Положенні.

        Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

        Старшим секретарям безпосередньо підпорядковані секретарі суду і архіваріус суду.

        У разі відсутності старшого секретаря  або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

1.7 Канцелярія суду за напрямками роботи включає: загальну канцелярію; канцелярію у цивільних та адміністративних справах; канцелярію у кримінальних справах; канцелярію у справах про адміністративні правопорушення, ведення архіву суду.

1.8 Працівники канцелярії суду призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

1.9 Посадові обов'язки працівників канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду за погодженням з головою суду.

1.10 Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

2. Основні завдання канцелярії суду

1. Основними завданнями канцелярії суду є :

- забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передачі в архів суду,  

- забезпечення роботи з документами під час зберігання в архіві суду до їх знищення чи передачі на зберігання до архівного відділу Апостолівської РДА,

- звернення до виконання судових рішень.

2. Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:

2.1. забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в електронних картках

2.2. своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;

2.3. своєчасно передає документи виконавцям;

2.4. забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в електронних картках.

2.5. веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-інформаційних карток в електронному вигляді та забезпечує їх достовірність і правильність,

2.6. веде номенклатурні справи по роботі канцелярії, подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;

2.7. веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;

2.8. забезпечує роботу з речовими доказами: облік, зберігання та виконання відповідно до судових рішень;

2.9. забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами до судів вищих інстанцій;

2.10. забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, веде їх облік, забезпечує відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання.

2.11. здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;

2.12. проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

2.13. забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також судових справ для ознайомлення відповідно до поданих заяв після отримання відповідного погодження у встановленому порядку;

2.14. за дорученням керівника апарату суду готує проекти відповідей на запити, заяви, які надходять до суду від громадян або юридичних осіб.

2.15. проводить підготовку та передачу до архіву суду судові справи за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

2.16. забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву суду. Приймає на зберігання від працівників апарату суду документи, що закінчені діловодством.

2.17 перевіряє правильність формування та оформлення справ під час Їх передачі до архіву. Систематизує і розміщує справи в архіві, веде їх облік.

2.18 готує зведені описи справ постійного, тривалого і тимчасового термінів зберігання, акти для передачі справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також бере участь у роботі ЕК суду з експертизи цінності архівних документів.

2.19 контролює додержання правил протипожежної безпеки в приміщеннях архіву.

2.20 здійснює фінансову звітність по господарському інвентарю, канцелярським товарам, статистичним карткам, бланкам та ін.

2.21 проводить інвентаризації товарно-матеріальних цінностей суду.

2.22. Забезпечує зберігання технічних засобів і господарського інвентарю, його відновлення, поповнення і раціональну експлуатацію.

2.23. Здійснює зберігання дисків із записами судових засідань за допомогою засобів фіксування судового процесу.

2.24 Видає працівникам суду канцелярське приладдя і предмети господарського вжитку.

2.25. Зберігає штампи, печатки суду, товарно-матеріальні цінності та документацію суду.

3. Права канцелярії суду

3. Канцелярія має право:

З.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про державну службу", та іншими актами законодавства.

З.2. На соціально-правовий захист відповідно до свого статусу.

З.3. Вносити пропозиції голові суду та керівникові апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

З.4. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

З.5. Брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

4. Відповідальність канцелярії суду

1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар.

2. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

3. Працівники канцелярії суду відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України "Про державну службу" та "Про боротьбу з корупцією" несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та ті проходженням.

5. Заключні положення

До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за погодженням з головою суду, що затверджуються керівником апарату.